1. CONCEPTO DE CAJA
La caja es aquella donde se guarda todo el dinero recibido por diferentes conceptos. Entre las medidas de control están:
- Tener votantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.
- Que estos votantes estén enumerados.
- Manejados por una sola empresa.
- La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica.
- Depositar el dinero de la caja general.
- Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.
ARQUEO DE CAJA.
Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “ Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.
Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “ Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.
INSTRUCCIONES PARA UTILIZAR UN ARQUEO DE CAJA.
- Realizo el mayor de la cuenta caja anotando solamente el saldo que me da el enunciado.
- Considerando el plan de cuentas, del ente realizo la depuración (limpieza) de la caja de ser necesario. Es decir que todas aquellas que no deben de estar en la caja, a través de un asiento, las mando a las cuentas correspondientes. Este mando sera restado de la cuenta caja, y se deberá registrar la disminución en el mayor de la misma.
- El comparo el saldo que me quedo en el mayor de la cuenta caja con el que debo tener en la realidad, una vez hecho la limpieza de la caja.
- Registro el sobrante o faltan te de cajas, si corresponde.
- Anoto lo que se encontró en la caja luego de haber realizado el arqueo (lo que hay dentro de la caja en realidad).
CONCEPTO DE CONTROL INTERNO DE CAJA Y SUS ELEMENTOS.
Para el desarrollo normal de las operaciones del negocios se hace indispensable poseer niveles adecuados de efectivo y a su vez establecer los controles necesarios para salvaguardar este efectivo.
Algunos de los elementos de control recomendados serían los siguientes:
- Evitar lo posible que las personas que reciban el dinero el dinero sean las mismas que lo contabilicen.
- verificar que los desembolsos sean aprobados por .la persona autorizada.
- Consignar diariamente los dineros recibidos.
- Establecer por escrito políticas claras sobre cuantías máximas autorizadas para pagos en efectivo.
- Establecer fondos de caja menor para pagos de poca cuantía.
- Efectuar arqueos de caja sorpresivos.
- Elaborar informes diarios del movimiento de ingresos y egresos del efectivo.
FALTANTES Y SOBRANTES
Puede darse el caso, que al dar el cambio a los clientes, a veces, se les dé de más o de menos. Como resultado de lo anterior, al final de algunos días, el efectivo de la registradora no coincide con el importe de las ventas de contado marcados por la máquina.
Por ejemplo, el efectivo contado es de $900.00 y la registrada muestra ventas de contado por sólo $885.00, esto evidencia un sobrante de Caja de RD$15.00 el cual deberá aparecer en nuestros libros.
Si al final del período contable la cuenta de “Faltantes y Sobrantes” de caja muestran un saldo deudor, esto representa un gasto, que podría aparecer en el Estado de Resultados como una partida especial, dentro de la sección de gastos generales y administrativos. Pero si, por el contrario, la cuenta de faltantes y sobrantes de caja muestra un saldo acreedor al final del período contable, este saldo representará un ingreso y, normalmente, aparecen dentro del Estado de Resultados formando parte de la partida de otros ingresos.
